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基隆市政府 社會處 Department of Social Affairs
Keelung City Government

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【Q&A】社區會務常見問答

【Q&A】社區會務常見問答

Q.圖記遺失、立案證書遺失,如何申請補發?
1.程序:理事會通過→登報聲明作廢(至少刊登一天),刊登內容:「協會名稱、基隆市政府核發之○○○字號立案證書(或圖記)遺失,聲明作廢」,找任一報紙刊登皆可。
2.應備文件:
(1)理事會通過紀錄。
(2)報紙正本。
(3)原立案證書影本(無則免附)。
(4)新圖記請自行刻製(3*3公分以上);另向市府索取印鑑卡,並附上已用印新圖記的印鑑卡。
3.以協會名義發文至區公所核轉市府辦理。

Q. 理事長當選證書遺失,如何申請補發?
1.程序:協會來函申請補發。
2.應備文件:
(1)理事長當選證書申請表。
(2)原當選證書影本(無則免附)。
3.以協會名義發文至區公所核轉市府辦理。

Q. 理事長當選證書上的資料誤植,該如何修改?
1.程序:協會來函申請換發。
2.應備文件:
(1)原核發的公文函影本。
(2)誤植的理事長當選證書(正本)。
(3)理事長當選申請書(正確內容)。
3.以協會名義發文至區公所核轉市府辦理。

Q. 如何變更會址?
1.程序:召開理事會議,於討論案議決會址變更事項。
2.應備文件:
(1)理事會會議紀錄。
(2)會址使用同意書。
(3)相關證明文件:例如房屋所有權狀影本、最新房屋稅單影本、租賃合約書影本。
3.以協會名義發文至區公所核轉市府辦理。
4.其他:立案證書所載事項係團體核准成立時之基本資料,不因會址變更而重新換發或更正。

Q. 如何變更章程?
1.依據人民團體法第27條規定,團體應提案於會員大會上討論,以會員過半數之出席,以出席人數三分之二以上同意後,始得辦理。
2.應備文件:
(1)章程修正對照表。
(2)修正後最新章程全條文內容。
3.以協會名義發文至區公所核轉市府備查。

Q.理事、監事(辭職、遞補等)如何辦理?
1.程序:
(1)若為辭職,需當事人以書面提出,並分別經由理事會或監事會決議,准其辭職,其缺額由候補理事、監事遞補之。上述應於會員大會時提出報告。
(2)倘遞補後仍未達章程所定名額三分之二時,再擇期召開會大會補選足額。
(3)理事長、常務理事或常務監事出缺,應自出缺之日(理事、監事會決議通過其辭職案之日)起一個月內補選之。
2.應備文件:
(1)理事、監事會議紀錄。
(2)辭職書(非辭職免附)。
(3)異動後最新理監事名冊。
3.以協會名義發文至區公所核轉市府備查。
4.其他:如協會未處理,理監事只要以書面方式(可為存證信函或雙掛號)註明於何時開始辭職,協會即應予以處理。

Q.總幹事異動如何辦理?
1.程序:
(1)若為辭職,需當事人以書面提出,並由理事會決議,准其辭職。
(2)總幹事聘任及免職,由理事長提案經理事會議決通過。但不得由選任職員(理事、監事)兼任。
(3)上述應於會員大會時提出報告。
2.應備文件:
(1)理事會議紀錄。
(2)辭職書(非辭職免附)。
(3)異動後最新會務工作人員名冊。
3.以協會名義發文至區公所核轉市府備查。

Q 會員大會召開前的準備作業?會員名冊的注意事項?
1.會員大會召開15日前,召開理、監事會:
(1)審查全數會員會籍資料並造具會員名冊(如為贊助會員,無選舉權、被選舉權或罷免權者,應在其欄位逐一註明)。
(2)確認會議資料:理事會工作報告、監事會監察報告、年度經費收支決算表、年度工作計畫、年度經費收支預算表、大會手冊等。
(3)確認選舉票格式(無改選則免)。
(4)確認參考名單(由理事會推薦或公開徵求登記;無改選則免)。
2.審查完成之會員名冊,應載明姓名、聯絡電話及地址,提供會員閱覽。閱覽方式由團體自行辦理,並遵循個人資料保護法第5條,會員名冊之利用,以進行選舉或罷免之特定目的為限。
3.會員名冊應於會員大會召開15日前,隨開會通知一併函報區公所備查。

Q 各項會務財務資料的編列期程?
1.工作計畫、收支預算表:會計年度開始前,由理事會編造。
2.工作報告、會計報告(收支決算表、資產負債表、財產目錄、基金收支表等):會計年度終了後三個月內,由理事會編造。
3.上開資料,提經會員大會通過後,報請主管機關備查。因故未能如期召開會員大會者,可先經各該團體理事會及監事會或理監事聯席會議通過,事後提報大會追認後,再報請主管機關備查。
4.為強化會員會務參與,於下半年召開會員大會者,建議將次一年度的工作計畫及收支預算表納入討論議決。

Q. 協會因故而無法如期召開會員大會,是否可延期召開?
1.依據人民團體法第25條規定,協會每年應召開1次會員大會。
2.如涉及理監事任期屆滿,請依人民團體選舉罷免辦法第21條規定:「人民團體之理事、監事應於任期屆滿前1個月內辦理改選,如確有困難時,得申請主管機關核准延長,其期限不得超過3個月。」
3.人民團體選舉罷免辦法第21條:「因天災、事變或其他不可抗力情事,主管機關得公告於一定期間內,人民團體得暫緩辦理改選。」

Q. 社會團體有無辦理社團法人登記有何差異?
1.法人登記為依據民法相關規定辦理,社會團體與社團法人差異性大致上有兩點:
(1)法人可申請補助案、接受委託辦理專案、標案,縣市政府與機關通常會根據其專案考量要求具有法人資格。每個機關考量都不同,有些單位認為經過法院公證之後的單位能夠具有更優質的管理,因此才會要求法人資格。
(2)依據公益勸募條例,團體對外發起募捐活動,需要具有法人資格。
2.若有收受捐贈,都會要求開收據,進行法人登記時就會編列號碼以開立收據。
3.至於有開立發票、收據與法人登記的關係、社團法人可否不開立發票的問題,則需洽詢國稅局會較清楚細節,此為國稅局權責。
4.大體而言,有進行法人登記的團體,因由人民團體主管機關與法院雙軌管理,其財務運作會比較嚴謹。

Q 社會團體是否應開立收據?作為捐贈證明應載明那些事項?
1.是,應開立收據。社會團體財務處理辦法第17條:「社會團體經費收入,均應掣給正式收據,並留存根備查。提用存款時,應由團體負責人、秘書長或總幹事及財務人員於領款憑證上共同蓋章。」
2.作為捐贈證明應載明事項:(財政部88年5月10日台財稅第881915960號函釋)
(1)捐贈者姓名或單位名稱及身分證統一編號或統一編號。
(2)捐贈金額。
(3)受贈單位名稱、地址、統一編號、負責人(代表人)姓名,並加蓋印章。
(4)受贈單位經主管機關核准登記或立案日期、文號。
(5)應編列流水號。
(6)出據日期。
3.會員、社員繳交的年費、入會費等性質的款項,並不屬於捐贈性質,不得作為綜合所得稅列舉扣除額。
4.相關問題請逕洽會址所在地之國稅局或稅捐稽徵單位。

  • 發布日期:2021/07/22
  • 發布單位:基隆市政府社會處社會行政科
  • 最後更新時間: 2022/06/30
  • 點閱次數:2028
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